(ex art. 28 del Regolamento UE 2016/679)
TRA
Il presente accordo per la protezione di dati personali è concluso tra il Fornitore, come di seguito definito, e il cliente che accetta il presente accordo. Per “Fornitore” si intende il soggetto:
Offtune di Claudio Conforti con sede legale in Brescia (BS), via Milziade Tirandi 37, partita IVA n. 03407370984
E
il soggetto indicato nel Contratto quale cliente (di seguito il “Cliente”),
di seguito, congiuntamente, le “Parti” o disgiuntamente la “Parte”
PREMESSO CHE
a) il Cliente ha sottoscritto uno o più contratti con il Fornitore (di seguito il “Contratto”);
b) le Parti intendono disciplinare nel presente “accordo per il trattamento dei dati personali – Data Processing Agreement” (nel seguito “DPA” o “Accordo”) le condizioni e le modalità del trattamento dei dati personali eseguito dal Fornitore nell’ambito del Contratto e della prestazione dei Servizi e le responsabilità connesse al trattamento medesimo, ivi incluso l'impegno assunto dal Fornitore quale Responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi dell'art. 28 del Regolamento generale europeo sulla protezione dei dati del 27 aprile 2016 n. 679 (nel seguito “GDPR”);
Tutto quanto sopra premesso le Parti convengono quanto segue:
1.1. Le premesse costituiscono parte integrante del presente Accordo. Nell'Accordo i seguenti termini ed espressioni avranno il significato associato ad essi qui di seguito:
1.2. I termini “ivi compreso/a/i/e” e “incluso/a/i/e” saranno interpretati come se fossero seguiti dall'espressione “a titolo puramente esemplificativo”, così da fornire un elenco non esaustivo di esempi.
1.3. Per le finalità del presente Accordo, i termini “Interessato”, “Trattamento”, “Titolare del trattamento”, “Responsabile del trattamento”, “Trasferimento” e “Misure tecnico-organizzative adeguate” saranno interpretati in conformità alla Legislazione in materia di Protezione dei Dati Personali applicabile
2.1. Le Parti riconoscono e convengono che il Fornitore agisce quale Responsabile del trattamento in relazione ai Dati Personali e il Cliente agisce di regola quale Titolare del trattamento dei Dati Personali.
2.2. Qualora il Cliente svolga operazioni di trattamento per conto di altro Titolare, il Cliente potrà agire come Responsabile del trattamento. In tal caso, il Cliente garantisce che le istruzioni impartite e le attività intraprese in relazione al trattamento dei Dati Personali, inclusa la nomina, da parte del Cliente, del Fornitore quale ulteriore Responsabile del trattamento derivante dalla stipulazione del presente Accordo è stata autorizzata dal relativo Titolare del trattamento e si impegna ad esibire al Fornitore, dietro sua semplice richiesta scritta, la documentazione attestante quanto sopra.
2.3. Ciascuna delle Parti si impegna a conformarsi, nel trattamento dei Dati Personali, ai rispettivi obblighi derivanti dalla Legislazione in materia di Protezione dei Dati Personali applicabile.
2.4. Il Fornitore ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), domiciliato presso la sede di Offtune, in via Milziade Tirandi 37 a Brescia, che può essere contattato al seguente indirizzo: info@offtune.it o al numero (+39) 351 7955720.
3.1. Con la stipulazione del presente Accordo, il Cliente affida al Fornitore l'incarico di trattare i Dati Personali ai fini della prestazione dei Servizi, così come meglio dettagliato nel Contratto
3.2. Il Fornitore si impegna a conformarsi alle Istruzioni, fermo restando che, qualora il Cliente richieda variazioni rispetto alle Istruzioni iniziali, il Fornitore valuterà gli aspetti di fattibilità e concorderà con il Cliente le predette variazioni ed i costi connessi.
3.3. Nei casi di cui all'art. 3.2 e in caso di richieste del Cliente che comportino il trattamento di Dati Personali che siano, ad avviso del Fornitore, in violazione della Legislazione in materia di Protezione dei Dati Personali, il Fornitore è autorizzato ad astenersi dall'eseguire tali Istruzioni e ne informerà prontamente il Cliente. In tali casi il Cliente potrà valutare eventuali variazioni alle Istruzioni impartite o contattare l'Autorità di controllo per verificare la liceità delle richieste avanzate.
4.1. Nell'eseguire il trattamento dei Dati Personali ai fini della prestazione dei Servizi, il Fornitore si impegna a eseguire il trattamento dei Dati Personali:
4.2 Il Personale del Fornitore che accede, o comunque tratta i Dati Personali, è preposto al trattamento di tali dati sulla base di idonee autorizzazioni e ha ricevuto la necessaria formazione anche in merito al trattamento dei dati personali. Tale personale è altresì vincolato da obblighi di riservatezza e dal Codice Etico aziendale e deve attenersi alle policy di riservatezza e di protezione dei dati personali adottate dal Fornitore
5.1. In relazione all'affidamento a Responsabili Ulteriori del Trattamento di operazioni di trattamento di Dati Personali, le Parti convengono quanto segue:
5.1.1. il Cliente acconsente espressamente che alcune operazioni di trattamento di Dati Personali siano affidate dal Fornitore a soggetti terzi individuati nel presente Accordo.
5.1.2. Il Cliente acconsente altresì all'affidamento di operazioni di Trattamento dei Dati Personali a ulteriori soggetti terzi secondo le modalità previste al successivo articolo 5.1.4.
5.1.3. Resta inteso che la sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Tipo (prevista dal successivo punto 7 in caso di trasferimento all’estero dei Dati Personali) da parte del Cliente con un Responsabile Ulteriore del trattamento deve intendersi quale consenso all'affidamento al terzo delle operazioni di trattamento.
5.1.4. Nei casi in cui il Fornitore ricorra a Responsabili Ulteriori del Trattamento per l'esecuzione di specifiche attività di trattamento dei Dati Personali, il Fornitore:
5.1.5. Eventuali informazioni aggiuntive sull'elenco dei Responsabili Ulteriori del Trattamento, dei trattamenti loro affidati e della loro ubicazione, sono contenuti nel presente Accordo.
6.1. MISURE DI SICUREZZA DEL FORNITORE – Nell'eseguire il trattamento dei Dati Personali ai fini della prestazione dei Servizi il Fornitore si impegna ad adottare misure tecnico-organizzative adeguate per evitare il trattamento illecito o non autorizzato, la distruzione accidentale o illecita, il danneggiamento, la perdita accidentale, l'alterazione e la divulgazione non autorizzata di, o l’accesso ai, Dati Personali, come descritte nell'Allegato 1 al presente Accordo (“Misure di Sicurezza”).
6.2. MISURE DI SICUREZZA DEL CLIENTE – Fermi restando gli obblighi di cui al precedente punto 6.1 in capo al Fornitore, il Cliente riconosce e accetta che, nella fruizione dei Servizi, rimane responsabilità esclusiva del Cliente l'adozione di adeguate misure di sicurezza in relazione alla fruizione dei Servizi da parte del proprio personale e di coloro che sono autorizzati ad accedere a detti Servizi.
6.3. VIOLAZIONI DI SICUREZZA – Fatta eccezione per il caso di Contratti aventi ad oggetto prodotti installati presso il Cliente o presso fornitori del Cliente per i quali non trova applicazione il presente punto 6.3, qualora il Fornitore venga a conoscenza di una Violazione di Sicurezza dei Dati Personali, lo stesso:
6.4. Nei casi di cui al precedente punto 6.3, è responsabilità esclusiva del Cliente adempiere, nei casi previsti dalla Legislazione in materia di Trattamento di Dati Personali, agli obblighi di notificazione della Violazione di Sicurezza ai terzi (all'Utente Finale qualora il Cliente sia un Responsabile del Trattamento) e, se il Cliente è Titolare del Trattamento, all'Autorità di controllo e agli interessati.
6.5. Resta inteso che la notificazione di una Violazione di Sicurezza o l'adozione di misure volte a gestire una Violazione di Sicurezza non costituisce riconoscimento di inadempimento o di responsabilità da parte del Fornitore in relazione a detta Violazione di Sicurezza.
6.6. Il Cliente dovrà comunicare tempestivamente al Fornitore eventuali utilizzi impropri degli account o delle credenziali di autenticazione oppure eventuali Violazioni di Sicurezza di cui abbia avuto conoscenza riguardanti i Servizi.
7.1. Il Fornitore non trasferirà i Dati Personali al di fuori dello SEE se non in accordo con il Cliente.
7.2. Se, ai fini della conservazione o del trattamento dei Dati Personali da parte di un Responsabile Ulteriore del trattamento, è necessario effettuare il trasferimento dei Dati Personali fuori dallo SEE in un paese che non gode di una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea ai sensi dell'art. 45 del GDPR, il Fornitore potrà adottare altre modalità di trasferimento dei Dati Personali conformi a quanto previsto dalla Legislazione in materia di Protezione dei Dati Personali, anche alla luce delle indicazioni fornite dalla Corte di Giustizia della Unione Europea nella causa C-311/18 e dal Comitato Europeo per la Protezione dei dati (“EDPB”) nelle “Raccomandazioni 01/2020 sulle misure che integrano gli strumenti di trasferimento per garantire il rispetto del livello di protezione dei dati personali nell'UE” e nelle “Raccomandazioni 2/2020 relative alle garanzie essenziali europee per le misure di sorveglianza”.
7.3. Nei casi di cui al precedente punto 7.2 con il presente Accordo il Cliente conferisce espressamente mandato al Fornitore a sottoscrivere le clausole contrattuali tipo di cui all’articolo 46, comma 2, lettera c) del GDPR, per il trasferimento di dati personali a incaricati del trattamento stabiliti in paesi terzi (le “Clausole Contrattuali Tipo”) con i Responsabili Ulteriori del Trattamento riportati nel presente Accordo, nonché ad adottare tutte le eventuali misure supplementari che si rendano ragionevolmente necessarie per consentire il trasferimento dei dati personali al di fuori dello SEE in conformità ai requisiti previsti dal GDPR .
7.4. Qualora Titolare del trattamento sia l'Utente Finale, il Cliente si impegna a informare l'Utente Finale di tale trasferimento e dichiara che l'autorizzazione ad avvalersi del Responsabile Ulteriore del Trattamento situato fuori dallo SEE equivale al mandato di cui sopra. Parimenti, nel caso in cui il trasferimento dei Dati Personali al di fuori dello SEE sia subordinato alla attivazione da parte dell’Utente Finale di specifiche funzionalità del/i Servizio/i, l’attivazione di detta funzionalità equivale al mandato di cui sopra.
8.1. Il Fornitore presterà assistenza al Cliente e coopererà nei modi di seguito indicati al fine di consentire al Cliente il rispetto degli obblighi previsti dalla Legislazione in materia di Protezione dei Dati Personali.
8.2. Qualora il Fornitore riceva Richieste o reclami da un Interessato in relazione ai Dati Personali, il Fornitore raccomanderà all'Interessato di rivolgersi al Cliente o all'Utente Finale, nel caso in cui quest'ultimo sia il Titolare del Trattamento. In tali casi il Fornitore informerà tempestivamente il Cliente del ricevimento della Richiesta mediante invio di Email di notifica e fornirà al Cliente le informazioni ad esso disponibili unitamente a copia della Richiesta o del reclamo. Resta inteso che tale attività di cooperazione sarà svolta in via eccezionale, in quanto la gestione dei rapporti con gli Interessati resta esclusa dai Servizi ed è responsabilità del Cliente gestire eventuali reclami in via diretta e garantire che il punto di contatto per l'esercizio dei diritti da parte degli Interessati sia il Cliente stesso, o l'Utente Finale se Titolare del Trattamento. Sarà responsabilità del Cliente, o dell'Utente Finale qualora questi sia Titolare del Trattamento, provvedere a dar seguito a tali Richieste o reclami.
8.3. Il Fornitore provvederà a informare tempestivamente il Cliente, salvo il caso in cui ciò sia vietato dalla legge, con avviso all'Email di notifica di eventuali ispezioni o richieste di informazioni presentate da autorità di controllo e forze di polizia rispetto a profili che riguardano il trattamento dei Dati Personali.
8.4. Qualora, ai fini dell'evasione delle Richieste di cui ai precedenti punti, il Cliente abbia necessità di ricevere informazioni dal Fornitore circa il trattamento dei Dati Personali, il Fornitore presterà la necessaria assistenza nei limiti di quanto ragionevolmente possibile, a condizione che tali richieste siano presentate con congruo preavviso.
8.5. Il Fornitore, tenuto conto della natura dei Dati Personali e delle informazioni ad esso disponibili, fornirà ragionevole assistenza al Cliente nel rendere disponibili informazioni utili per consentire al Cliente l'effettuazione di valutazioni di impatto sulla protezione dei Dati Personali nei casi previsti dalla legge. In tal caso il Fornitore renderà disponibili informazioni di carattere generale in base al Servizio, quali le informazioni contenute nel Contratto, nel presente Accordo. Eventuali richieste di assistenza personalizzate potranno essere soggette al pagamento di un corrispettivo da parte del Cliente. Resta inteso che è responsabilità e onere esclusivo del Cliente, o dell'Utente Finale se Titolare del trattamento, procedere alla valutazione di impatto in base alle caratteristiche del trattamento dei Dati Personali dallo stesso posto in essere nel contesto dei Sevizi.
8.6. Il Fornitore si impegna a rendere Servizi improntati ai principi di minimizzazione del trattamento (privacy by design & by default), fermo restando che è responsabilità esclusiva del Cliente, o dell'Utente Finale, se Titolare del Trattamento, assicurare che il trattamento sia condotto poi concretamente nel rispetto di detti principi e verificare che le misure tecniche e organizzative di un Servizio soddisfano i requisiti di conformità della Società, ivi inclusi i requisiti previsti dalla Legislazione in materia di protezione dei dati personali.
8.7. Il Cliente prende atto che, in caso di Richieste di portabilità dei Dati Personali avanzate dai rispettivi Interessati, e solo in relazione ai Servizi che generano Dati Personali rilevanti a tal fine, il Fornitore presterà assistenza al Cliente mettendo a disposizione le informazioni necessarie per estrarre i dati richiesti in formato conforme a quanto previsto dalla Legislazione in materia di Protezione dei Dati Personali.
8.8. I precedenti punti 8.5 e 8.7 non sono applicabili in caso di Contratti aventi ad oggetto prodotti installati presso il Cliente o presso fornitori del Cliente.
9.1. Il Cliente si impegna a impartire Istruzioni conformi alla normativa e a utilizzare i Servizi in modo conforme alla Legislazione in materia di Protezione dei Dati Personali e solo per trattare Dati Personali che siano stati raccolti in conformità alla Legislazione in materia di Protezione dei Dati Personali.
9.2. L'eventuale trattamento di Dati Personali di cui agli artt. 9 e 10 del GDPR sarà consentito solo ove espressamente previsto nel presente Accordo; fuori da tali casi, l'eventuale trattamento di tali Dati Personali sarà consentito solo previo accordo scritto tra le Parti ai sensi di quanto previsto al punto 3.2.
9.3. Il Cliente si impegna ad assolvere a tutti gli obblighi posti in capo al Titolare del Trattamento (e, nei casi in cui tali obblighi sono in capo all'Utente Finale, garantisce che analoghi obblighi sono imposti a carico dell'Utente Finale) dalla Legislazione in materia di Protezione dei Dati Personali, ivi inclusi gli obblighi di informativa nei confronti degli Interessati. Il Cliente si impegna inoltre a garantire che il trattamento dei Dati Personali effettuato mediante l'utilizzo dei Servizi avvenga solo in presenza di idonea base giuridica.
9.4. Qualora il rilascio dell'informativa e l'ottenimento del consenso debbano avvenire per il tramite del prodotto oggetto del Contratto, il Cliente dichiara di aver valutato il prodotto e che esso risponde alle esigenze del Cliente. Resta altresì a carico del Cliente valutare se l'eventuale modulistica resa disponibile dal Fornitore per agevolare l'assolvimento degli obblighi di informativa e consenso (es. modello di privacy policy per App o informative presenti negli applicativi), quando disponibile, sia conforme alla Legislazione in materia di Protezione dei Dati Personali e adattare la stessa ove ritenuto opportuno.
9.5. E' altresì onere esclusivo del Cliente provvedere alla gestione dei Dati Personali in conformità alle Richieste avanzate dagli Interessati, e pertanto provvedere ad esempio agli eventuali aggiornamenti, integrazioni, rettifiche e cancellazioni dei Dati Personali.
9.6. E' onere del Cliente mantenere l'account collegato all'Email di notifica attivo ed aggiornato.
9.7. Il Cliente prende atto che, ai sensi dell'art. 30 del GDPR, il Fornitore è tenuto a mantenere un registro delle attività di trattamento eseguite per conto dei Titolari (o Responsabili) del Trattamento e a raccogliere a tal fine i dati identificativi e di contatto di ciascun Titolare (e/o Responsabile) del Trattamento per conto del quale il Fornitore agisce e che tali informazioni devono essere rese disponibili all'autorità competente, su richiesta. Pertanto, quando richiesto, il Cliente si impegna a dare al Fornitore i dati identificativi e di contatto sopra indicati con le modalità individuate dal Fornitore nel tempo e a mantenere aggiornate tali informazioni tramite i medesimi canali.
9.8. Il Cliente dichiara pertanto che le attività di trattamento dei Dati Personali, come descritte nei Contratti, nel presente Accordo, sono lecite.
10.1. Il presente Accordo avrà efficacia a decorrere dalla Data di Decorrenza dell'Accordo e cesserà automaticamente, alla data di cancellazione di tutti i Dati Personali da parte del Fornitore, come previsto nel presente Accordo.
11.1. Alla cessazione del Servizio, per qualunque causa intervenuta, il Fornitore
11.2. Il Cliente riconosce di poter estrarre i Dati Personali, alla cessazione del Servizio, nei modi convenuti nel Contratto e conviene che è sua responsabilità provvedere all'estrazione totale o parziale dei soli Dati Personali che ritenga utile conservare e che tale estrazione dovrà essere effettuata prima della scadenza del termine di cui al punto 11.1.3.
11.3. Resta inteso che quanto previsto ai punti 11.1e 11.2 non si applica ai Contratti aventi ad oggetto prodotti installati presso il Cliente o presso fornitori del Cliente. In tali casi, è responsabilità del Cliente estrarre, entro e non oltre il termine previsto dal Contratto, i Dati Personali che ritenga utile conservare; il Cliente riconosce che successivamente al predetto termine i Dati Personali potrebbero non essere più accessibili. Nei casi di cui al presente punto 11.3 resta altresì responsabilità del Cliente provvedere alla cancellazione dei Dati Personali nel rispetto delle norme di legge.
11.4. Restano ferme eventuali ulteriori o diverse disposizioni circa la cancellazione dei Dati Personali previste dal Contratto e nel presente Accordo.
12.1. Ciascuna Parte è responsabile per l'adempimento dei propri obblighi previsti dal presente Accordo e dalla Legislazione in materia di protezione dei Dati Personali.
12.2. Fatti salvi i limiti inderogabili di legge, il Fornitore sarà tenuto a risarcire il Cliente in caso di violazione del presente Accordo entro i limiti massimi convenuti nel Contratto.
13.1. Il presente Accordo sostituisce qualsiasi altro accordo, contratto o intesa tra le Parti con riferimento al suo oggetto nonché qualsivoglia istruzione fornita in qualsiasi forma dal Cliente al Fornitore precedentemente alla data del presente Accordo in merito ai Dati Personali trattati nell’ambito dell’esecuzione del Contratto.
13.2. Il presente Accordo potrà essere modificato dal Fornitore dandone comunicazione scritta (anche via e-mail o con l’ausilio di programmi informatici) al Cliente. In tal caso, il Cliente avrà il diritto di recedere dal Contratto con comunicazione scritta inviata al Fornitore a mezzo raccomandata con ricevuta di ricevimento nel termine di 15 giorni dal ricevimento della comunicazione del Fornitore. In mancanza di esercizio del diritto di recesso da parte del Cliente, nei termini e nei modi sopra indicati, le modifiche al presente Accordo si intenderanno da questi definitivamente conosciute e accettate e diverranno definitivamente efficaci e vincolanti.
13.3. In caso di conflitto tra le previsioni del presente Accordo e quanto previsto nel Contratto per la prestazione dei Servizi, o in documenti del Cliente non espressamente accettati dal Fornitore in deroga al presente Accordo, prevarrà quanto previsto nel presente Accordo.
Reveni è finalizzato a consentire il trattamento dei Dati Personali strettamente necessari ai fini della produzione e gestione delle fatture elettroniche e degli ulteriori adempimenti gestionali previsti dal servizio. Tale trattamento richiede che Reveni sia utilizzato in conformità con i principi di minimizzazione, integrità e riservatezza previsti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali applicabile, ad esempio limitando la descrizione della prestazione professionale svolta, inserita nei documenti, a quanto strettamente necessario a fini fiscali per evitare di includere dati di minori o relativi a prestazioni sanitarie, condanne penali e reati.
Principali attività di trattamento
Il Fornitore tratta i Dati Personali forniti, archiviati, trasmessi, raccolti o creati dal Cliente nel contesto della fruizione dei Servizi legati al prodotto Reveni e indicati nelle Condizioni Generali di Contratto.
Il trattamento è effettuato in conformità a quanto previsto nel DPA.
Il trattamento ha ad oggetto i dati dei Clienti e dei soggetti terzi riportati nelle fatture o nelle informazioni gestite dal servizio (es. dati del destinatario della fattura emessa dal Cliente). Il trattamento è effettuato in conformità con quanto previsto dalle Condizioni Generali e comprende:
Inoltre, in base alle scelte di configurazione del Cliente, il servizio offre la possibilità di integrarsi con ulteriori applicativi di Offtune.
Durata
I Dati Personali sono conservati ai sensi di quanto previsto dal punto 12 del DPA.
Luogo di conservazione dei dati
i server utilizzati per l’archiviazione dei dati personali ai fini dell’erogazione dei i Servizi in relazione al Prodotto in oggetto sono ubicati presso un datacenter Google situato all’interno del territorio dell’Unione Europea.
In via del tutto eccezionale, con riguardo ai dati archiviati all'interno del territorio europeo, può configurarsi un'ipotesi di accesso da parte del personale tecnico e dei subfornitori di cui si serve Google, ubicati negli Stati Uniti e in altri Paesi fuori dallo Spazio Economico Europeo, per finalità di supporto tecnico e manutenzione.
Con riguardo a tali trasferimenti, il Fornitore ha stipulato le clausole contrattuali tipo di cui all’articolo 46, comma 2, lettera c) del GDPR, per il trasferimento di dati personali a incaricati del trattamento stabiliti in Paesi Terzi (le “Clausole Contrattuali Tipo”) approvate dalla Commissione Europea ed ha condotto delle valutazioni dei rischi associati al trasferimento con esito positivo.
Per maggiori dettagli si rinvia alla documentazione di Google
Fornitori terzi che trattano dati personali del Cliente/Utente Finale nel contesto del Servizio
Il Fornitore si può avvalere per operazioni di trattamento di Dati Personali correlate alla prestazione dei Servizi di soggetti terzi selezionati che offrono adeguate garanzie di riservatezza e protezione dei dati, in particolare per l’erogazione delle seguenti categorie di servizi:
Tali soggetti terzi, o i loro sub-fornitori, possono effettuare attività di trasferimento dei dati personali negli Stati Uniti d’America e in altri paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
In ogni caso ciascun trasferimento dei Dati Personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo viene effettuato nel rigoroso rispetto delle misure previste dagli artt. 44-49 del GDPR e in generale dalla Legislazione applicabile in materia di Protezione dei Dati Personali, nonché sulla base di specifiche valutazioni dei rischi connessi al trasferimento (Transfer Impact Assessment o TIA) condotte con esito positivo.
L’elenco completo e aggiornato dei soggetti terzi che trattano dati per conto del Fornitore nonché dei Paesi in cui avviene il trasferimento può essere richiesto scrivendo a info@offtune.it.